Назад

Как организовать заказ мерча без хаоса: кейс event-агентства

Как организовать заказ мерча без хаоса: кейс event-агентства

С этой ситуацией столкнулись теперь уже наши постоянные заказчики - event-агентство из Санкт-Петербурга.

За три недели до мероприятия нужно было сделать мерч. В пакете задач было: брендированные футболки, термокружки и подарочные коробки. Вроде, стандартный кейс. Но в момент согласований у них рухнула вся система.

Если вы заказывали мерч, вам знакома эта ситуация: вы пишете подрядчикам — один отвечает в WhatsApp, другой в Telegram, третий звонит и просит «скинуть всё на почту». В итоге у вас 10 чатов, 15 файлов и ощущение, что процесс превратился в хаос. В лучшем случае вы или ваш сотрудник потратите значительно больше времени, чем могли бы, в худшем вы рискуете получить не то, что ожидали, при этом, переплатив.

Где ломается процесс

Основная проблема оказалась не в производстве. Все могли напечатать футболки или коробки.

Главная боль — коммуникации.

— У дизайнера макеты в Figma.

— Менеджер подрядчика просил макеты в аi.

— Бухгалтер все это время требовал договор «с печатью и подписью».

Все общались в разных каналах. В какой-то момент менеджер агентства сказал:

«Я трачу больше времени на переписки, чем на работу с клиентом. Я боюсь не провалить проект, а потеряться в хаосе».

И это типично для B2B-заказов в промо-продукции.

Что стоит на кону

Когда речь идёт о сувенирах, ставки выше, чем кажется. Это не просто «ручки с логотипом».

— Если тираж футболок приходит с браком — мероприятие срывается.

— Если коробки не доехали вовремя — клиент получает не радость, а извинения.

— Если подрядчик исчезает — ваша репутация страдает перед руководством или заказчиком.

В ивенте нет права на ошибку. Дата фиксирована. «Привезём позже» не работает. Поэтому хаос коммуникаций и отсутствие системы — это не мелочь, а реальный риск потерять лицо.

Как они нашли решение

Это агентство в итоге пришло в Looom. Сначала — из отчаяния. Они разместили задание. И через пару часов получили первые отклики.

В одном интерфейсе: цена, сроки, портфолио, отзывы. Без писем «а уточните, пожалуйста».

Выбрали исполнителей: один взял на себя печать футболок, второй — упаковку, третий — кружки. Но вся коммуникация осталась внутри платформы. Никаких десятков чатов. Все правки, файлы и статусы — в одном окне.

И что самое важное: за 4 дня они получили полный комплект продукции. В срок. Без срывов.

Почему это работает

Looom дает вам два ключевых преимущества:

1. Система вместо хаоса.
2. Когда всё в одном окне — проще контролировать процесс и не терять детали, а еще вы точно будете уверены, что сделали рациональный выбор.
3. Фильтр исполнителей.
4. На Looom не случайные подрядчики, а проверенные. Это снижает риск нарваться на «сделаем дёшево, но не факт что успеем».

В итоге агентство перестало тратить время на роль «координатора хаоса» и вернуло себе роль организатора событий.

Если вы когда-то сидели в полночь и писали подрядчику: «а отправили ли вы заказ?» или искали в почте акт — вы понимаете, о чём речь.

Looom создан как раз для этого: убрать лишний стресс и сделать заказы прозрачными и управляемыми.

Просто опишите задачу — и получите отклики от проверенных исполнителей.

Без обзвонов, заполнения анкет на расчет стоимости и срыва сроков. На Looom вы найдете тех, кто выполнит ваш заказ на изготовление промо-продукции качественно и в срок.